דרכים לרכישת ציוד משרדי במחיר זול

רשימת ההוצאות בעסק ממוצע ארוכה למדי וכל אפשרות לחסוך בהן יכולה לעשות את ההבדל בין עסק רווחי למפסיד. אך בעוד שישנן הוצאות שקשה מאוד לקצץ בהן כגון משכורות, דמי שכירות, מיסים וכיוצא בזה, יש לא מעט הוצאות כספיות שאפשר להפחית בעשרות אחוזים.

אחת מהן היא ההוצאה הכספית על ציוד משרדי. בעוד שכל משרד ועסק זקוקים למגוון ציוד לתפעול היומי, מעטים מאותם עסקים מנהלים את זה באופן האופטימלי שלעתים יכול לחסוך לכם אלפי שקלים במהלך השנה וככל שהמשרד גדול יותר, כך גדל גם פוטנציאל החיסכון.

צעד ראשון – הכנת רשימת ציוד

החיסכון ברכישת ציוד משרדי יכול להגיע לסכומים מאוד גבוהים אך כדי לעשות זאת, עלינו לתכנן את הצרכים של המשרד באופן המיטבי.

הצעד הראשון בתכנון הצרכים הוא הכנת רשימה של ציוד הכרחי. כדי לעשות את זה מומלץ להיעזר ברשימה מקיפה של ציוד משרדי תוך מתן דגש למוצרים הנצרכים ביותר על ידכם.

הכנת רשימה מפורטת תסייע לכם בהמשך להשוות הצעות מחיר ממוקדות שמותאמות לצורך שלכם.

טיפ: מומלץ להגדיר את הדרישות באופן ברור כך שאם צריך מחורר או קלסרים, חשוב להגדיר את הסוג והגודל שדרושים לכם. ככל שתהיו יותר ממוקדים וברורים, כך התהליך יהיה יותר אפקטיבי.

צעד שני: הגדירו ספק מומלץ

לפני שניגשים להשוות מחירים יש דבר אחד נוסף שמומלץ לעשות והוא להגדיר את התנאים שספק הציוד המשרדי צריך לעמוד בהם.

מדובר בצעד מאוד חשוב שישפיע על עלויות השילוח, אופן ההזמנות והשירות הכללי שתקבלו.

הדרך הטובה ביותר להגדיר ספק לציוד משרדי היא לבחון את כל תהליך האספקה – החל מהזמנה ועד לקבלת הציוד. להלן הנקודות שצריכות להיבדק ושכל ספק מומלץ צריך לעמוד בהן.

1. ספק מומלץ יחזיק במלאי מגוון ואיכותי של ציוד משרדי באספקה מיידית.
2. כיצד מתבצעת ההזמנה? בדקו שמוצעת לכם מערכת מאובטחת ומתקדמת לניהול ההזמנות והתשלומים שלכם.
3. איך מתבצעים המשלוחים וכמה זה עולה? העדיפו ספק שמציע משלוחים מהירים בעלויות מינימליות.
4. זמינות ותמיכה – נתקעתם בלי דפים למדפסת או שאולי יש לכם בעיה עם משלוח שהתקבל? מדובר בתרחישים שקורים מדי יום אך הדבר שאתם צריכים לבדוק הוא האם יש מי שיסייע לכם בעת הצורך?

צעד שלישי: השוואת מחירים

לאחר שהכנתם רשימת ציוד והגדרתם את התנאים לבחירת ספק מומלץ, הגיע הזמן להשוות מחירים. מאחר שמדובר בשוק תחרותי למדי, עם מעט מיקוד, ניתן להשיג הצעות מאוד משתלמות וככל שאתם רוכשים יותר ציוד, כך האפשרות שלכם לחסוך הולכת וגדלה.

ההמלצה היא להשוות בין 3 ספקים כאשר מדובר במשרד קטן ועד ל-5 ספקי ציוד משרדי שונים כשמדובר במשרדים גדולים.

טיפ: הכינו תרחיש רכישה חודשי ובקשו עבורו הצעת מחיר מכל אחד מהספקים. באופן הזה תדעו שהשוואת המחירים נעשית בצורה שהכי קרובה למציאות.

רק לאחר השוואת ההצעות הסופיות, ניתן יהיה לקבוע מי הספק הכי משתלם, להתחיל לבצע את ההזמנות דרכו ולחסוך סכומי כסף משמעותיים.

צעד רביעי: התנהלות מול הספק

כדי להמשיך ולהשתפר כמו גם כדי להבטיח שהשירות שאתם מקבלים תואם את הציפיות שלכם, חשוב לציור מנגנון ביקורת שמבטיח שירות טוב, משרד מאובזר ומחירים זולים.

השגת המטרות הללו תיעשה במספר מישורים:

1. השוואת המחירים ביחס לספקים אחרים (מדי שנה).
2. מעקב חודשי אחר ההוצאות המשרדיות תוך ניסיון לאתר חריגות.
3. ניהול ברמה היומית על ידי עובדים בחברה.

הקפדה על ארבעת הצעדים שהוסברו תבטיח את המחירים הזולים ואת השירות הטוב ביותר שניתן לקבל תוך שמירה על היתרונות הללו לאורך זמן.